Der Begriff des Output Management geht weit über das Ausdrucken von Dokumenten hinaus. Wesentlich sind vor allem die Möglichkeiten der Archivierung Bild: Pixelio/Stur
Das Output-Management im Unternehmen betrifft auch Dokumente, die in digitalisierter Form an ein Archiv- oder Dokumenten-Management-System übergeben werden. Für die Langzeitarchivierung setzt sich dabei immer mehr das PDF/A-Format durch. Allerdings ist es nicht für alle Einsatzzwecke geeignet.
Der Begriff des Output Management geht weit über das Ausdrucken von Dokumenten hinaus. Wesentlich sind vor allem die Möglichkeiten der Archivierung Bild: Pixelio/Stur
Künftig lassen sich beliebige Dateien in eine PDF/A-Datei einbetten

PDF/A-3 bringt weitere Vorteile für die Langzeitarchivierung

„Wegen der enormen Platzersparnis bei Nutzung der Ressourcen-Verwaltung liegt es nahe, Dokumente für die Archivierung im AFP-Format zu belassen und nicht in die heute angesagten Archivformate umzuwandeln", stellt Dr. Werner Broermann, Berater bei der Zöller & Partner GmbH, Sulzbach (Halle 5, Stand C 55) in seinem White Paper „Output-Management" klar. AFP ist die Abkürzung für Advanced Function Presentation (AFP). Dabei handelt es sich um eine Software- und Hardwarearchitektur für den Datenstrom zum Erstellen, Formatieren, Betrachten, Suchen, Drucken und Verteilen von Informationen. Da AFP-Dokumente also relativ wenig Speicherplatz benötigen, rät er davon ab, Dokumente – vor allem solche im Stapelverbund – in das noch relativ neue PDF/A-Format umzuwandeln.

Dennoch: Der seit einem Jahr freigegebene Normteil PDF/A-2 hat sich nach Angaben der PDF Association mittlerweile im Markt etabliert und ist Bestandteil zahlreicher Langzeitarchivierungsprojekte. „Unternehmen, die ihr Archiv in PDF/A vorhalten, haben beispielsweise einen wesentlich einfacheren Zugriff auf ihre Dokumente", sagt Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association. PDF/A-2 erlaubt unter anderem die Einbindung von JPEG2000-Bildern. Dadurch kann im Vergleich zu PDF/A-1 bei einer verbesserten Qualität der Bildanteile eine noch höhere Bildkompression erreicht werden.

Laut Broermann macht PDF/A vor allem für die Einzeldokumentenablage im Archiv Sinn: „Soweit nur die Standard-Fonts von PDF benutzt werden, wäre auch eine Ablage als PDF denkbar, da sie im Gegensatz zu PDF/A nicht im Dokument eingebettet sein müssen. In diesem Fall nimmt man die relativ geringe Gefahr hin, dass sich während der Aufbewahrungsfrist etwas an den Standard-Fonts ändert und damit die Dokumente in diesen Änderungen des Fonts anders angezeigt würden. Selbst solche Änderungen wären normalerweise nachvollziehbar."

Allerdings stellt PDF/A die Unternehmen auch vor so manche Herausforderung, meint Broermann: So sei das Format im Transaktionsdruck wegen seiner Größe unter Umständen ein Problem. In diesem Fall könne das Druckdatenformat, also zum Beispiel AFP, eine Alternative für die Dokumente im Archiv sein. PDF/A wäre dann durch Konvertieren der Dokumente bei der Ausgabe eines Dokuments aus dem Archiv heraus eine sinnvolle Alternative.

Die Entwicklung von PDF/A ist zudem noch lange nicht abgeschlossen. „Der zweite und der kurz vor der Veröffentlichung stehende dritte Normteil bietet zusätzliche Optionen, die unmittelbaren Einfluss auf Geschäftsabläufe haben" , sagt Zellmann. So lässt PDF/A-2 unter anderem sogenannte Container zu. Anwender haben damit die Möglichkeit, mehrere PDF/A-Dokumente zu elektronischen Akten in Form von PDF-Collections zusammenzuführen. PDF/A-3 geht noch einen Schritt weiter und erlaubt, beliebige Dateien in eine PDF/A-Datei einzubetten. Dann können beispielsweise Originaldaten wie etwa XML, CAD und andere in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt eingebettet werden. Ein praktisches Beispiel ist das deutsche Personenstandsregister, wo sowohl signierte XML-Daten als maschinenlesbarer Master als auch ein visuelles PDF/A-Dokument von einer Geburtsurkunde etwa zu archivieren sind.

Auf der DMS EXPO zeigen eine Reihe von Herstellern, wie sich das PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung im Unternehmen nutzen lässt. Dazu gehört Luratech Europe GmbH, Berlin (Halle 5, Stand B52). Mit dem PDF Compressor lassen sich Dokumente auslesen, komprimieren und in das PDF- beziehungsweise PDF/A-Format wandeln. In der neuen Version beinhaltet die Software die aktuelle OCR-Technologie von Abbyy Europe GmbH, München (Halle 5, Stand B11) zur Volltextsuche in allen PDF- und PDF/A-Dateien. Damit erreichen Anwender eine deutlich höhere Erkennungsrate, auch bei „schwierigen" Dokumenten, wie beispielsweise verrauschten, kontrastarmen oder verdrehten Scans. Auch Dokumente mit Tabellen, Grafiken und Fotos werden exakter erkannt.

Der PDF Compressor unterstützt den Normteil PDF/A-2. Sobald PDF/A-3 offiziell von der ISO verabschiedet wird, will Luratech seinen Kunden ein kostenloses Update zur Verfügung stellen. Dann wird es möglich sein, auch nicht PDF/A-konforme Dateien wie CSV-, XML- oder Office-Dateien und deren spezifische Daten in Form eines „Attachments" gleich einzubetten. Die leicht les- und von Maschinen oder Mensch verwertbaren Metadaten stehen so mit dem digitalen Image in einer Datei zur Verfügung. Damit sind „lebende" Dokumente oder maschinenlesbare Datensätze mit dem dazugehörigen Archivderivat in einer Datei fest verknüpft.

Callas Software GmbH, Berlin (Halle 5, Stand C71) hat die aktuelle Version ihres Pdfapilot bereits mit einer Funktion ausgestattet, die das Erstellen von PDF/A-3-Dateien beschleunigt. Anwender können damit ihre MS-Office- und Openoffice-Dateien automatisiert nach PDF/A-3-Dateien konvertieren. Diese enthalten dann sowohl das archivtaugliche Dokument als auch die Quelle. Fehler, die beispielsweise durch manuelles Zuordnen entstehen, werden eliminiert. Über ein Auswahlfenster kann der Anwender aber auch andere Beziehungen als „Quelldokument" für das der PDF/A-Datei hinzugefügte Attachment definieren. Diese Zuordnung wird auch vom PDF/A-3 Standard gefordert, damit der Zusammenhang eindeutig ist.

· Sabine Koll Journalistin in Böblingen

Auch die folgenden Mitglieder der PDF Association sind auf der DMS EXPO vertreten: Compart, Icon, Inovoolution, Janich & Klass. Levigo, Microform, Optimal, PDF Tools, Seal und SRZ

08.10.2012


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